Lo smart working è diventato ormai una prassi sempre più consolidata in tantissimi ambienti lavorativi. Alcuni studi recenti hanno infatti dichiarato che, a partire dal 2028, ben il 73% dei dipartimenti si affiderà a personale da casa. Se nel futuro prossimo il lavoro remoto sarà quindi la nuova normalità, risulta di fondamentale importanza prepararsi per svolgerlo al meglio delle possibilità, consentendo un workflow fluido che aiuti personale e manager a coordinarsi al meglio.

Vediamo quindi quali sono i vantaggi, i rischi e le migliori soluzioni in ambiti di lavoro smart. 

I vantaggi dello Smart Working

Pur essendo una forma di lavoro abbastanza giovane, lo smart working ha già evidenziato diversi vantaggi dal punto di vista produttivo. Tra quelli più importanti va sicuramente citata la felicità dei lavoratori, con un incremento anche della loyalty nei confronti dell’azienda. I dipendenti che lavorano da remoto sono appagati dalla fiducia che viene riposta nei loro confronti: senza la paura di un “Grande Fratello” pronto a osservarli, sviluppano maggiore sicurezza, senso di responsabilità e fiducia negli altri. In questo contesto imparano a contare sugli altri collaboratori e a organizzare al meglio lo svolgimento dei loro task giornalieri. 

Tutto questo si tramuta in un normale aumento della produttività: la felicità è infatti il requisito fondamentale in ambienti dove regnano creatività e pensiero out-of-the-box. Gli studi dimostrano che le prestazioni dei dipendenti aumentano del 13% quando lavorano da casa, con una conseguente diminuzione di pause e assenze per malattia e una riduzione del turnover del 25% rispetto alle aziende che non offrono il lavoro a distanza.

Rischi dello Smart Working

Ovviamente, accanto ai vantaggi, lo smart working presenta anche delle criticità. Conoscerle è il miglior modo per investire in soluzioni che riescano a limitare o addirittura a eliminare i rischi connessi al lavoro da remoto.

Prima di tutto, i lavoratori a distanza possono rappresentare una vulnerabilità imprevista e incontrollata in termini di sicurezza, soprattutto quando costituiscono una percentuale molto alta della forza lavoro dell’azienda. Alcune semplici azioni, come bloccare il computer quando si fa una pausa, sono tra i modi migliori per tutelare dati importanti come database personali, rendiconti dei profitti e piani strategici, in modo da non renderli visibili a terzi che lavorano sotto lo stesso tetto. Questo riguarda sia il rapporto tra dipendenti e azienda che tra azienda e stakeholder.

Un altro elemento da tenere in considerazione è l’elevato rischio di burnout connesso al lavoro da remoto, come anche le possibili difficoltà che potrebbero verificarsi nell’organizzazione del lavoro. Le Risorse Umane hanno un ruolo importante nell’educare i propri lavoratori a prendersi le giuste pause ed essere in grado di disconnettersi al termine della giornata. I Manager, invece, avranno il compito di stilare programmi di produzione e consegna, gestire le attività e organizzare i compiti in modo da rispettare le scadenze. 

Utile è anche ripensare totalmente la comunicazione tra i collaboratori: inviare una moltitudine di e-mail, messaggi e chat a distanza, fa sì che molti messaggi vadano persi o confusi. Risulta quindi fondamentale comunicare in modo conciso ed efficace, riducendo le informazioni superflue.

10 consigli per ottimizzare lo smart-working aziendale

Visti i vantaggi e i rischi connessi allo smart-working, appare chiara l’importanza di trovare soluzioni per rendere l’ambiente lavorativo sereno e produttivo. 

Ecco allora 10 consigli rivolti ai manager aziendali.

1. Definite le aspettative:chiarite da subito obiettivi, programmi di lavoro e scadenze imminenti, in modo che i collaboratori possano organizzarsi autonomamente, in base ai task più importanti.
2. Monitorate regolarmente i progressi, che non significa controllare: avere un regolare rapporto dello stato dei progetti permetterà di conoscere l’effort richiesto ai lavoratori e se è necessario del supporto extra.
3. Organizzate il workflow e le informazioni:spesso i nuovi smart-workers si lamentano delle difficoltà riscontrate nel reperire informazioni dai colleghi. Organizzare un workflow e un sistema di reperimento dei dati efficace è il primo modo per abbattere questo ostacolo.
4. Interagite in modo efficiente:comunicare in modo diretto ed efficace tramite chat e videocall aiuta i dipendenti a sentirsi integrati nel team e ne migliora la produttività.
5. Fidatevi del personale:una volta comunicati obiettivi e task è essenziale fidarsi del proprio staff e delle sue abilità nel portare a termine il lavoro entro i termini richiesti.
6. Mantenete un contatto: la leadership a distanza è di importanza cruciale, quindi effettuare dei check del lavoro, a livello giornaliero/settimanale, aiuta a risolvere i dubbi dei dipendenti e ridefinire gli obiettivi.
7. Implementate una comunicazione bi-direzionale: la comunicazione fluida tra manager e remote worker è la chiave del successo di un’azienda.
8. Richiedete dei feedback: feedback a 360° sono cruciali per portare a termine obiettivi aziendali e task giornalieri.
9. Siate trasparenti: è essenziale comunicare con sincerità eventuali criticità e problemi lavorativi, in modo che i dipendenti possano trovare soluzioni, correggere il tiro o richiedere supporto su uno specifico task.
10. Riconoscete il lavoro dei dipendenti:il lavoro da remoto è, sì, sinonimo di libertà, ma a volte può causare isolamento e negatività. Spronate i dipendenti con apprezzamenti e riconoscimenti: il loro morale è la vera chiave del successo di un’azienda.

L’importanza di fornire la strumentazione adeguata

Un altro elemento imprescindibile a cui prestare attenzione è quello degli strumenti tecnologici forniti ai dipendenti: a maggio del 2021, l’Economist Intelligence Unit, sponsorizzata da Kyocera Document Solutions, ha condotto un sondaggio globale che ha coinvolto oltre 360 dirigenti aziendali e che ha evidenziato la correlazione tra tecnologia e prestazioni adeguate quando si parla di remote working. Spesso, il motivo per cui un team incontra delle difficoltà in ambienti di lavoro ibridi è legato alla mancanza di strumentazione adeguata. Visto che i lavoratori dovrebbero essere in grado di iniziare un’attività a casa e riprenderla senza nessun problema in ufficio, è chiaro come diventino necessari degli investimenti in software intuitivi, sicuri e flessibili. 

Kyocera Cloud Information Manager (KCIM) è l’esempio perfetto: si tratta di una piattaforma ECM che fornisce alle aziende il controllo totale dei documenti, anche e soprattutto a distanza. Gli utenti possono rapidamente accedere alle attività in sospeso grazie a una barra di ricerca in stile Google che rende disponibili grandi quantità di documenti in un istante. Per garantire una sicurezza ottimale, inoltre, i file possono essere protetti grazie a specifici metodi di crittografia. Non solo: KCIM garantisce anche la personalizzazione dei flussi di lavoro, permettendo ai vari team di decidere come organizzare le proprie cartelle e i propri documenti, sulla base del metodo migliore per ogni settore produttivo.