La mail del dipendente? Il datore di lavoro non può avervi accesso. E’ così che è stato stabilito dal Garante della Privacy per quel che concerne questo particolare ambito.

Cosa non si può fare con la mail del dipendente

L’accesso non può essere né diretto né eseguito attraverso un software che conservi copia dei messaggi. Questo perché un simile trattamento della mail del dipendente e quindi dei dati personali non solo è un violazione della disciplina in materia, ma rappresenta anche un’attività “illecita”.

Una decisione che ha portato a sanzionare l’azienda interessata dalla sentenza per ben 80.000 euro. Il Garante è intervenuto in tal senso dopo una denuncia presentata da un agente di commercio. Il quale ha riportato come l’azienda per la quale lavorava ha effettuato un backup del suo account di posta elettronica conservando, di fatto, i contenuti della mail del dipendente. Oltre che i suoi dati d’accesso al gestionale.

Informazioni che la società aveva poi utilizzato in un contenzioso. Affrontando il caso, l’Autorità garante della privacy ha inoltre sottolineato come l’informativa per i lavoratori sul tema fosse sia carente che non idonea.

Il testo presentato infatti sottolineava la presenza della possibilità, per il datore di lavoro, di accedere alla posta elettronica dei dipendenti. Con lo scopo, ovviamente, di assicurare la continuità dell’attività aziendale, anche oltre la chiusura del rapporto di lavoro.

Altra criticità registrata, in questo caso, quella di non aver indicato il tempo di conservazione del backup eseguito e l’esecuzione stessa di questo.

Attenzione alla violazione della privacy

Il Garante ha sottolineato nella sua sentenza come conservare sistematicamente le mail e i log di accesso al gestionale e alla posta elettronica dei propri lavoratori fossero atti in violazione alla disciplina di protezione dei dati. La conservazione dell’account mail del dipendente non era necessaria né era giustamente proporzionata agli scopi dichiarati dall’azienda nell’informativa.

La ricostruzione minuziosa dell’attività del collaboratore, così come concessa dal controllo della mail del dipendente è in violazione dello Statuto dei lavoratori. Senza contare che l’uso dei suddetti dati all’interno di un contenzioso è valido solo esclusivamente per quelli già in atto e non per aprirne altri.

Ragione per la quale il Garante ha stabilito l’obbligo di non trattare, attraverso il software usato per il backup della posta elettronica, i dati personali.

Si tratta di una decisione che evidenzia ancora una volta come il contratto di lavoro non possa rappresentare una base per discriminare il dipendente. Soprattutto per quello che concerne i propri diritti di privacy. Ricordiamo come lo stesso, tra le altre cose, non sia obbligato a essere sempre reperibile in caso gli venga affidato un numero aziendale.